Deelnemers toevoegen en uitnodigen

Volgen

Wanneer je Role Play-programma helemaal af is (de Role Plays zijn aangemaakt en ingedeeld in de weken en het algemene deel (introductie en afronding) is ingevuld), kunnen de deelnemers worden toegevoegd! Dit kan heel eenvoudig door de volgende stappen te volgen:

 

1. Klik in het Role Play-programma op het tabje Deelnemers

Door op het tabje Deelnemers te klikken, krijg je te zien welke deelnemers er momenteel staan ingeschreven voor dat programma. De eerste keer zal dit scherm leeg zijn, net als hieronder. Na het inschrijven van deelnemers zullen ze in de lijst verschijnen.

2. Klik op Toevoegen

Door rechtsboven op Toevoegen te klikken, kom je bij een scherm waar je de deelnemers kunt toevoegen.

Je kunt meerdere deelnemers tegelijk toevoegen door hier een lijst met E-mailadressen te plakken, gescheiden door komma's of enters.

Je kunt ook een grote groep deelnemers inschrijven en aan een coach koppelen. Maak hiervoor in Excel een document met de volgende kolommen:

Selecteer alle kolommen en kopieer deze via 'Bewerken' => 'Kopiëren'.

Ga vervolgens met de muis in het veld voor nieuwe deelnemers staan en plak hier alle deelnemersinformatie via rechter muisknop => 'Plakken'.

 

 

Vervolgens kies je onder de lijst voor de taal van de deelnemers (Nederlands of Engels). De taal die je hier instelt is de taal waarin de e-mails en de schermen in TrainTool getoond zullen worden.


3. Klik op Toevoegen

Nadat je de deelnemers hebt toegevoegd, klik je onderaan op Toevoegen. De deelnemers worden dan aan de training toegevoegd. Ze krijgen nog geen e-mails met inloggegevens en uitnodigingen. Deze worden pas verstuurd als de deelnemers uitgenodigd worden.

Let wel op: Als je grote groepen tegelijk aanmeld kan het even duren voordat iedereen is aangemeld. Laat de pagina open staan totdat je een melding krijgt dat iedereen is aangemeld.

Als de startdag van het programma is aangebroken, kunnen de deelnemers worden uitgenodigd! Dat kun je op de volgende manier doen:


4. Ga naar het Role Play programma dat je wilt lanceren

Je komt bij het programma door in het menu op Programma's te klikken en vervolgens het programma aan te klikken. Je kunt eventueel zien welke deelnemers je gaat uitnodigen door binnen het Role Play-programma naar het tabblad Deelnemers te gaan.


5. Klik op Start Deelnemers

Rechtsboven verschijnt de knop Start Deelnemers. Wanneer je hierop klikt, verschijnt er een pop-up die je vraagt te bevestigen dat je alle toegevoegde deelnemers inderdaad wilt laten starten. In deze pop-up kun je tevens kiezen of je deelnemers direct wilt laten starten of gelijk wilt laten lopen met deelnemers die eerder zijn gestart.

De deelnemers ontvangen een uitnodiging om met het programma te starten, en (als ze nog niet eerder een TrainTool-programma hebben gevolgd) ook een e-mail met inloggegevens. Ze kunnen nu op de app en op het web inloggen in TrainTool om met het programma te beginnen!

 

 In dit artikel zie je welke stappen de deelnemer doorloopt als hij is uitgenodigd.