Deelnemers toevoegen en uitnodigen

Volgen

Wanneer je Role Play-programma helemaal compleet is (de Role Plays zijn aangemaakt en ingedeeld in de weken en het algemene deel (introductie en afronding) is ingevuld), kunnen de deelnemers worden toegevoegd*. Dit kan heel eenvoudig door de volgende stappen te volgen:

* Tip: Deelnemers kunnen zichzelf ook toevoegen via een openbare link die je naar deelnemers kunt sturen. De stappen voor het creëren van een openbare link voor een programma staan beschreven op deze pagina.

1. Klik in het Role Play-programma op het tabje Deelnemers

Door op het tabje Deelnemers te klikken, krijg je te zien welke deelnemers er momenteel staan ingeschreven voor dat programma. De eerste keer zal dit scherm leeg zijn, net zoals hieronder is weergegeven. Nadat deelnemers (met jou als coach) zijn ingeschreven, zullen zij in de lijst verschijnen.

2. Klik op Toevoegen

Door rechtsboven op Toevoegen te klikken, kom je bij een scherm waar je de deelnemers kunt toevoegen.

Je kunt meerdere deelnemers tegelijk toevoegen door hier een lijst met E-mailadressen te plakken, gescheiden door komma's of enters.

Je kunt ook een grote groep deelnemers inschrijven en aan een coach koppelen. Maak hiervoor in Excel een document met de volgende kolommen:

Selecteer alle kolommen en kopieer deze via 'Bewerken' => 'Kopiëren'.

Ga vervolgens met de muis in het veld voor nieuwe deelnemers staan en plak hier alle deelnemersinformatie via rechter muisknop => 'Plakken'.

 

 

Vervolgens kies je onder het veld voor het invoeren van de rapportage groep en e-mailadressen de taal van de deelnemers (Nederlands of Engels). De taal die je hier instelt is de taal waarin de e-mails en de schermen in TrainTool getoond zullen worden aan de deelnemers.


3. Klik op Toevoegen

Nadat je de deelnemers hebt toegevoegd, klik je onderaan op Toevoegen. De deelnemers worden dan aan de training toegevoegd. Ze krijgen nog geen e-mails met inloggegevens en uitnodigingen. Deze worden pas verstuurd als de deelnemers uitgenodigd worden.

Let wel op: Als je grote groepen tegelijk aanmeld kan het even duren voordat iedereen is aangemeld. Laat de pagina open staan totdat je een melding krijgt dat iedereen is aangemeld.

Als de startdag van het programma is aangebroken, kunnen de deelnemers worden uitgenodigd! Dat kun je op de volgende manier doen:


4. Ga naar het Role Play programma dat je wilt lanceren

Je komt bij het programma door in het menu op Programma's te klikken en vervolgens het programma aan te klikken. Je kunt eventueel zien welke deelnemers je gaat uitnodigen door binnen het Role Play-programma naar het tabblad Deelnemers te gaan.


5. Klik op Start Deelnemers

Rechtsboven verschijnt de knop Start Deelnemers. Wanneer je hierop klikt, verschijnt er een pop-up die je vraagt om te bevestigen dat je alle toegevoegde deelnemers inderdaad wilt laten starten. In deze pop-up kun je tevens kiezen of je deelnemers direct wilt laten starten, gelijk wilt laten lopen met andere deelnemers van het programma die eerder zijn gestart of op een ander datum in het verleden of in de toekomst.

De deelnemers ontvangen een uitnodiging om met het programma te starten op de geselecteerde startdatum. Indien je deelnemers in de toekomst hebt laten starten, ontvangen ze de uitnodiging op hun eigen startdatum, indien je deelnemers in het verleden hebt laten starten, ontvangen ze direct de uitnodiging. Indien deelnemers nog geen TrainTool account hebben, kunnen ze vervolgens een eigen wachtwoord kiezen. Deelnemers die al wel een account hebben kunnen direct op de app en op het web inloggen in TrainTool om met het programma te beginnen!

 

 In dit artikel zie je welke stappen de deelnemer doorloopt als hij/zij is uitgenodigd.